นโยบายการป้องกันการฟอกเงิน (AML POLICY)

บทนำ

วัตถุประสงค์ของคู่มือคือการกำหนดแนวปฏิบัติภายใน มาตรการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และการควบคุมของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับการป้องกัน MLTF คู่มือนี้ได้รับการพัฒนาและปรับปรุงเป็นระยะโดย CRO โดยอิงจากหลักการทั่วไปที่กำหนดโดยคณะกรรมการบริษัท (ต่อไปนี้เรียกว่า "คณะกรรมการ") ในความสัมพันธ์กับการป้องกัน MLTF การแก้ไขและ/หรือการเปลี่ยนแปลงทั้งหมดของคู่มือต้องได้รับการอนุมัติจากคณะกรรมการ คู่มือจะถูกสื่อสารโดย CRO ไปยังพนักงานทุกคนของบริษัทที่จัดการ ติดตาม หรือควบคุมธุรกรรมของลูกค้าในทุกวิธี และมีความรับผิดชอบในการปรับใช้แนวปฏิบัติ มาตรการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และการควบคุมที่กำหนดไว้ในที่นี้ คู่มือนี้ได้รับการจัดทำเพื่อปฏิบัติตามบทบัญญัติของกฎหมาย

การบังคับใช้คู่มือ

1. คู่มือนี้บังคับใช้กับ:
   1. ) บริการทุกประเภทที่นำเสนอให้กับลูกค้าของบริษัท รวมถึงการติดต่อธุรกิจที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า รวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะธุรกรรมการซื้อขายแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศ ซึ่งไม่มีจุดมุ่งหมายที่จะส่งมอบเงินตราต่างประเทศที่ตกลงกันจริงหรือไม่มีการชำระเงินสดอย่างมีสาระสำคัญ โดยไม่คำนึงถึงขนาดบัญชีลูกค้าและความถี่ของการซื้อขาย
   2. ) การจัดการอื่นใดระหว่างบริษัทกับบุคคลอื่น รวมถึงพนักงาน บุคคลที่เกี่ยวข้อง และผู้ให้บริการของบริษัท
2. ในการนี้ CRO จะมีหน้าที่รับผิดชอบในการปรับปรุงคู่มือเพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดในอนาคตของกฎหมาย ตามที่บังคับใช้ และเกี่ยวกับขั้นตอนการตรวจสอบสถานะที่นำมาใช้สำหรับลูกค้าที่ทำธุรกรรมซื้อขายแลกเปลี่ยนเงินตราต่างประเทศแต่ไม่จำกัดเฉพาะกับบริษัท

ความรับผิดชอบของคณะกรรมการบริษัท

ความรับผิดชอบของคณะกรรมการในความสัมพันธ์กับการป้องกัน MLTF รวมถึง:

1. กำหนด บันทึก และอนุมัติหลักการนโยบายทั่วไปของบริษัทในความสัมพันธ์กับการป้องกัน MLTF และสื่อสารไปยัง CRO
2. แต่งตั้ง CRO ให้มีความรับผิดชอบโดยรวมต่อ AMLTF
3. อนุมัติคู่มือ
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปรับใช้ข้อกำหนดที่เกี่ยวข้องทั้งหมดของกฎหมาย และรับรองว่ามีการนำระบบและการควบคุมที่เหมาะสม มีประสิทธิภาพ และเพียงพอมาใช้เพื่อให้บรรลุข้อกำหนดดังกล่าวข้างต้น
5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า CRO และผู้ช่วยของเขา หากมี และบุคคลอื่นใดที่ได้รับมอบหมายหน้าที่ในการดำเนินการตามขั้นตอนเพื่อป้องกัน MLTF (เช่น เจ้าหน้าที่ของแผนกบริหารงาน/back-office) มีการเข้าถึงข้อมูลและข้อมูลเกี่ยวกับข้อมูลประจำตัวของลูกค้า เอกสารธุรกรรม (ตามความเหมาะสม) และแฟ้มข้อมูลและข้อมูลอื่นที่เกี่ยวข้องอย่างสมบูรณ์และทันเวลา เพื่อให้สามารถปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพตามที่รวมอยู่ในที่นี้
6. สร้างห่วงโซ่การรายงานที่ชัดเจนและรวดเร็ว โดยอิงจากข้อมูลเกี่ยวกับธุรกรรมที่น่าสงสัยที่ถูกส่งต่อโดยไม่ชักช้าไปยัง CRO ไม่ว่าจะโดยตรงหรือผ่านผู้ช่วยของเขา หากมี และแจ้งให้ CRO ทราบตามคำสั่งที่ชัดเจนในคู่มือ
7. ตรวจสอบให้แน่ใจว่า CRO และหัวหน้าแผนกบริหารงาน/back-office มีทรัพยากรเพียงพอ รวมถึงเจ้าหน้าที่ที่มีความสามารถและอุปกรณ์ทางเทคโนโลยี เพื่อการปฏิบัติหน้าที่ได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่ปฏิบัติตามข้อกำหนดและรายงาน

CRO จะเป็นสมาชิกในลำดับชั้นระดับสูงของโครงสร้างองค์กรของบริษัทเพื่อมีอำนาจที่จำเป็น นอกจากนี้ CRO จะเป็นผู้นำขั้นตอนและกระบวนการปฏิบัติตาม AMLTF ของบริษัทและรายงานต่อฝ่ายบริหารอาวุโส CRO จะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติหน้าที่ของเขา ในระหว่างการปฏิบัติหน้าที่และการควบคุมการปฏิบัติตามกฎหมายของบริษัท CRO จะได้รับและใช้ข้อมูล ข้อมูล และรายงานที่ออกโดยองค์กรระหว่างประเทศ

หน้าที่ของ CRO รวมถึง:

1. จัดตั้งและดูแลรักษาคู่มือขั้นตอนการปฏิบัติตามข้อกำหนด
2. จัดตั้งหน้าที่การตรวจสอบเพื่อทดสอบขั้นตอนและระบบ AMLFT เพื่อส่งเสริมประสิทธิภาพและการปรับปรุง
3. รับผิดชอบโดยรวมต่อ STR ทั้งหมด ซึ่งเมื่อมีการระบุธุรกรรมหรือบริการที่อาจน่าสงสัยโดยบริษัท CRO ต้องตรวจสอบบันทึกที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันว่ามีเหตุผลที่จะสงสัยว่าบริการหรือธุรกรรมอาจเกี่ยวข้องโดยตรงหรือโดยอ้อมกับการกระทำความผิดทางอาญาร้ายแรง นี่คือเกณฑ์สำหรับการกระตุ้นภาระผูกพันหลัก STR ภายใต้มาตรา 48 ของกฎหมาย
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าเจ้าหน้าที่ พนักงาน และตัวแทนทั้งหมด:
   1. ) ได้รับการคัดกรองโดย CRO และเจ้าหน้าที่ที่เหมาะสมอื่นๆ ก่อนการสรรหา
   2. ) ได้รับการฝึกอบรมเพื่อจดจำธุรกรรมและแนวโน้มที่น่าสงสัย และความเสี่ยงเฉพาะที่เกี่ยวข้องกับการฟอกเงินและการสนับสนุนทางการเงินแก่การก่อการร้าย และ
   3. ) ปฏิบัติตามภาระผูกพันที่เกี่ยวข้องทั้งหมดภายใต้กฎหมายและคู่มือการปฏิบัติตามข้อกำหนดภายใน
5. ส่งรายงานการปฏิบัติตามข้อกำหนดไปยังหน่วยงานที่เกี่ยวข้อง และ
6. ดูแลรักษาการเก็บบันทึก

การติดตามบัญชีและธุรกรรมของลูกค้าอย่างต่อเนื่องเป็นองค์ประกอบสำคัญในการควบคุมความเสี่ยงของ MLTF อย่างมีประสิทธิภาพ ในการนี้ CRO จะมีหน้าที่รับผิดชอบในการดูแลรักษารวมถึงพัฒนากระบวนการติดตามอย่างต่อเนื่องของบริษัท

ความรับผิดชอบของผู้ตรวจสอบภายใน

ภาระผูกพันต่อไปนี้ของผู้ตรวจสอบภายในระบุเฉพาะสำหรับการป้องกัน MLTF:

1. ผู้ตรวจสอบภายในจะทบทวนและประเมินความเหมาะสม ประสิทธิภาพ และความเพียงพอของนโยบาย แนวปฏิบัติ มาตรการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และกลไกการควบคุมที่นำมาใช้เพื่อป้องกัน MLTF ที่กล่าวถึงในคู่มืออย่างน้อยปีละครั้ง
2. ผลการค้นพบและข้อสังเกตของผู้ตรวจสอบภายในในความสัมพันธ์กับข้อ (1) ข้างต้น จะถูกส่งในรูปแบบรายงานเป็นลายลักษณ์อักษรไปยังคณะกรรมการ

ขั้นตอนการตรวจสอบข้อมูลลูกค้า (CDD) แนวทางตามความเสี่ยง (RBA)

RBA หมายความว่าบริษัทจะระบุ ประเมิน และเข้าใจความเสี่ยง MLTF ที่พวกเขาเผชิญและดำเนินมาตรการ AMLFT ที่สอดคล้องกับความเสี่ยงเหล่านั้นเพื่อจัดการและบรรเทาอย่างมีประสิทธิภาพ

ภายใต้ RBA บริษัทจะแสวงหาการระบุ ประเมิน และเข้าใจความเสี่ยง MLTF ในความสัมพันธ์กับ:

1. ลูกค้าของบริษัท
2. ประเทศหรือเขตอำนาจศาลที่ลูกค้ามาจากหรืออยู่ใน
3. ประเทศหรือเขตอำนาจศาลที่สถาบันมีการดำเนินงาน และ
4. ผลิตภัณฑ์ บริการ ธุรกรรม และช่องทางการส่งมอบของสถาบัน

CDD ตามที่กำหนดไว้ในกฎหมาย มีส่วนประกอบหลักสี่ประการ:

1. ระบุลูกค้า รวมถึงบุคคลที่กระทำการในนามของลูกค้าที่ไม่ใช่บุคคล และยืนยันข้อมูลประจำตัวของพวกเขา
2. ในกรณีที่ลูกค้าไม่ใช่เจ้าของผลประโยชน์ ระบุเจ้าของผลประโยชน์และดำเนินมาตรการที่เหมาะสมเพื่อยืนยันข้อมูลประจำตัวของเจ้าของผลประโยชน์
3. ได้รับข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับลักษณะของความสัมพันธ์ทางธุรกิจและธุรกิจของลูกค้าหรือเจ้าของผลประโยชน์เพื่อระบุธุรกรรมหรือรูปแบบธุรกรรมที่ซับซ้อนหรือผิดปกติ และกิจกรรมเสี่ยงสูงอื่นๆ และ
4. ดำเนินมาตรการที่เหมาะสมเพื่อยืนยันวัตถุประสงค์ของธุรกรรมครั้งเดียว (กำหนดไว้ในมาตรา 49(2) ของกฎหมายว่าเป็นธุรกรรมนอกความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่มีอยู่ที่เกิน SCR50,000 ไม่ว่าจะเป็นการดำเนินการเดียวหรือหลายรายการที่เชื่อมโยงกัน) และต้นทางและปลายทางสุดท้ายของการโอนเงินทั้งหมด

แนวทางตามความเสี่ยงที่นำมาใช้โดยบริษัทและอธิบายไว้ในคู่มือมีลักษณะทั่วไปดังนี้:

1. รับทราบว่าภัยคุกคาม MLTF แตกต่างกันไปในลูกค้า ประเทศ บริการ และเครื่องมือทางการเงิน
2. ช่วยให้คณะกรรมการสามารถแยกความแตกต่างระหว่างลูกค้าของบริษัทในลักษณะที่สอดคล้องกับความเสี่ยงของธุรกิจเฉพาะของพวกเขา
3. ช่วยให้คณะกรรมการสามารถปรับใช้แนวทางของตนเองในการกำหนดนโยบาย ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และการควบคุมเพื่อตอบสนองต่อสถานการณ์และลักษณะเฉพาะของบริษัท
4. ช่วยสร้างระบบที่มีประสิทธิภาพต้นทุนมากขึ้น
5. ระบุและประเมินความเสี่ยง MLTF ที่เกิดจากลูกค้าเฉพาะหรือประเภทของลูกค้า เครื่องมือทางการเงิน บริการ และพื้นที่ทางภูมิศาสตร์ของการดำเนินงานของลูกค้า
6. จัดการและบรรเทาความเสี่ยงที่ประเมินแล้วโดยการปรับใช้มาตรการ ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และการควบคุมที่เหมาะสมและมีประสิทธิภาพ
7. การติดตามอย่างต่อเนื่องและการปรับปรุงในการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพของนโยบาย ขั้นตอนการปฏิบัติงาน และการควบคุม

บุคคลที่มีความสำคัญทางการเมือง (PEPs)

บุคคลที่มีความสำคัญทางการเมือง (PEP) หมายถึง บุคคลที่ได้รับหรือเคยได้รับมอบหมายหน้าที่สาธารณะที่โดดเด่น รวมถึงสมาชิกในครอบครัวโดยตรงและผู้ร่วมงานใกล้ชิด

ตามความเต็มใจที่จะรับความเสี่ยงของบริษัท บริษัทงดเว้นอย่างเคร่งครัดในการสร้างหรือดูแลรักษาความสัมพันธ์ทางธุรกิจกับ PEPs CRO จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าที่มีศักยภาพและลูกค้าที่มีอยู่ทั้งหมดได้รับการคัดกรองกับฐานข้อมูล PEP ระดับโลกที่น่าเชื่อถือระหว่างการเข้าร่วมและอย่างต่อเนื่อง หากลูกค้าที่มีศักยภาพถูกระบุว่าเป็น PEP ใบสมัครการเข้าร่วมจะถูกปฏิเสธ หากลูกค้าที่มีอยู่กลายเป็น PEP ในภายหลัง CRO จะยุติความสัมพันธ์ทางธุรกิจทันทีตามข้อกำหนดและเงื่อนไขของบริษัทและยื่น STR หากตรวจพบกิจกรรมที่น่าสงสัยใดๆ

การตรวจสอบเพิ่มเติม (EDD)

เมื่อบริษัทระบุลูกค้า เขตอำนาจศาล หรือธุรกรรมที่มีความเสี่ยง MLTF ที่สูงขึ้น CRO จะตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีการปรับใช้มาตรการตรวจสอบเพิ่มเติม (EDD) มาตรการ EDD รวมถึงแต่ไม่จำกัดเฉพาะ:

1. ได้รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับลูกค้าและลักษณะที่ตั้งใจไว้ของความสัมพันธ์ทางธุรกิจ
2. ได้รับข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับแหล่งที่มาของเงิน (SoF) และแหล่งที่มาของความมั่งคั่ง (SoW) ของลูกค้า
3. ได้รับการอนุมัติจากผู้บริหารอาวุโสเพื่อเริ่มหรือดำเนินความสัมพันธ์ทางธุรกิจต่อไป และ
4. ดำเนินการติดตามความสัมพันธ์ทางธุรกิจและธุรกรรมอย่างต่อเนื่องเพิ่มเติม

การติดตามอย่างต่อเนื่อง

การติดตามอย่างต่อเนื่องมีส่วนประกอบหลักสองประการ:

1. ตรวจสอบธุรกรรมเพื่อความสอดคล้องกับธุรกิจของลูกค้า โปรไฟล์ความเสี่ยง และแหล่งที่มาของเงิน/ความมั่งคั่ง และ
2. รักษาข้อมูล CDD และเอกสารทั้งหมดให้เป็นปัจจุบัน

เขตอำนาจศาลที่ถูกคว่ำบาตรและมีความเสี่ยงสูง และมาตรการคว่ำบาตรทางการเงินเฉพาะเจาะจง

บริษัทห้ามอย่างเคร่งครัดในการดำเนินธุรกิจกับบุคคล นิติบุคคล หรือเขตอำนาจศาลที่อยู่ภายใต้มาตรการคว่ำบาตรระหว่างประเทศและในประเทศ CRO จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าลูกค้าทั้งหมดได้รับการคัดกรองกับรายชื่อมติคณะมนตรีความมั่นคงแห่งสหประชาชาติ (UNSCRs) รายชื่อมาตรการคว่ำบาตรในประเทศของเซเชลส์ที่ออกภายใต้พระราชบัญญัติป้องกันการก่อการร้าย รวมถึง EU, OFAC (สหรัฐอเมริกา) และรายชื่อเขตอำนาจศาลเสี่ยงสูงของ FATF

หากพบการจับคู่หรือ "true hit" กับบุคคลที่ถูกคว่ำบาตร บริษัทจะดำเนินการอายัดเงินหรือทรัพย์สินทันทีโดยไม่แจ้งให้ลูกค้าทราบล่วงหน้า ห้ามธุรกรรมใดๆ และรายงานเรื่องดังกล่าวไปยัง FIU และ FSA โดยทันทีตามกฎหมายเซเชลส์

ขั้นตอนการระบุตัวตนลูกค้า

CRO จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารและข้อมูลที่เหมาะสมเกี่ยวกับกรณีต่อไปนี้ได้รับอย่างเหมาะสมตามความเหมาะสม:

1. ขั้นตอนการระบุตัวตนและการยืนยันทั้งหมด รวมถึงการสื่อสารทั้งภายในและภายนอก ควรได้รับการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรและเก็บรักษาเป็นบันทึกภายใต้กฎหมาย
2. บริษัทควรสร้างความพึงพอใจก่อนว่ากำลังติดต่อกับบุคคลจริง (บุคคลธรรมดาหรือนิติบุคคล) และบุคคลใดๆ ที่อ้างว่ากระทำการในนามของลูกค้าที่ไม่ใช่บุคคลได้รับอนุญาตอย่างเหมาะสมให้กระทำการ
3. บริษัทควรดำเนินการที่จำเป็นเพื่อระบุเจ้าของผลประโยชน์ของทรัพย์สินที่เป็นพื้นฐานของความสัมพันธ์หรือธุรกรรมที่เสนอ และสอบถามอย่างเหมาะสมเกี่ยวกับวัตถุประสงค์และลักษณะของความสัมพันธ์หรือธุรกรรมนั้น
4. ควรต้องการเอกสารที่ออกโดยแหล่งรัฐบาลที่น่าเชื่อถือ (เช่น บัตรประจำตัวและหนังสือเดินทาง) ในกรณีที่เป็นไปได้ ควรเก็บสำเนาของหลักฐานสนับสนุน หรือควรบันทึกหมายเลขอ้างอิงและรายละเอียดที่เกี่ยวข้องอย่างครบถ้วน
5. ในกรณีที่บริษัทไม่สามารถระบุและยืนยันข้อมูลประจำตัวของลูกค้าที่มีศักยภาพและเจ้าของผลประโยชน์ที่เกี่ยวข้องทั้งหมดตามกฎหมาย บริษัทควร:
   1. ) ไม่สร้าง (หรือยุติ) ความสัมพันธ์ทางธุรกิจใดๆ
   2. ) ปฏิเสธที่จะดำเนินการธุรกรรมใดๆ และ
   3. ) ทำ STR ทันทีไปยัง FIU

การอาศัยบุคคลที่สามสำหรับวัตถุประสงค์ในการระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบสถานะ

บริษัทอาจอาศัยบุคคลที่สามสำหรับการดำเนินการตามขั้นตอนการระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบสถานะ โดยมีเงื่อนไขว่า:

1. บุคคลที่สามทำให้ข้อมูลและข้อมูลทั้งหมดพร้อมใช้งานทันที ซึ่งต้องเป็นสำเนาที่รับรองความถูกต้องของต้นฉบับ ที่ได้รับในระหว่างการปรับใช้ขั้นตอนการระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบสถานะ
2. บริษัทปรับใช้มาตรการตรวจสอบสถานะที่เหมาะสมกับบุคคลที่สามเกี่ยวกับการลงทะเบียนทางวิชาชีพและขั้นตอนและมาตรการที่ปรับใช้จากบุคคลที่สามเพื่อป้องกัน MLTF CRO จะมีหน้าที่รับผิดชอบในการดำเนินการตามบทบัญญัติที่กล่าวถึงข้างต้น
3. บริษัทตรวจสอบให้แน่ใจว่าบุคคลที่สามเป็นสถาบันการเงินที่มีการควบคุมหรือธุรกิจหรือวิชาชีพที่ไม่ใช่ทางการเงินที่กำหนดซึ่งอยู่ภายใต้ระเบียบ AML/CFT และการกำกับดูแลที่เทียบเท่ากับมาตรฐานที่กำหนดโดยกฎหมายเซเชลส์

การเปิดเผยข้อมูล

ในการปฏิบัติตามนโยบายและขั้นตอนดังกล่าวข้างต้น บริษัทงดเว้นจากการดำเนินกระบวนการตรวจสอบสถานะหากมีความสงสัยอย่างสมเหตุสมผลว่าการกระทำดังกล่าวอาจแจ้งเตือนลูกค้า บริษัทจะดำเนินการยื่น STR ตามที่กำหนดโดยกฎหมาย

ธุรกรรมที่น่าสงสัย

คำจำกัดความของธุรกรรมที่น่าสงสัย รวมถึงประเภทของธุรกรรมที่น่าสงสัยซึ่งอาจถูกใช้สำหรับ MLTF แทบไม่มีขีดจำกัด ธุรกรรมที่น่าสงสัยมักจะเป็นธุรกรรมที่ไม่สอดคล้องกับธุรกิจหรือกิจกรรมส่วนตัวที่ถูกกฎหมายที่ทราบของลูกค้า หรือกับธุรกิจปกติของบัญชีเฉพาะ หรือโดยทั่วไปกับโปรไฟล์ทางเศรษฐกิจที่บริษัทได้สร้างขึ้นสำหรับลูกค้า

บริษัทจะตรวจสอบให้แน่ใจว่ารักษาข้อมูลที่เพียงพอและรู้เพียงพอเกี่ยวกับกิจกรรมของลูกค้าเพื่อจดจำทันเวลาว่าธุรกรรมหรือชุดของธุรกรรมผิดปกติหรือน่าสงสัย เพื่อระบุธุรกรรมที่น่าสงสัย CRO จะดำเนินกิจกรรมต่อไปนี้:

1. ติดตามอย่างต่อเนื่องการเปลี่ยนแปลงใดๆ ในสถานะทางการเงินของลูกค้า กิจกรรมทางธุรกิจ และ/หรือประเภทของธุรกรรม
2. ติดตามอย่างต่อเนื่องว่าลูกค้าใดๆ มีส่วนร่วมในแนวปฏิบัติใดๆ ที่อธิบายไว้ในรายการด้านล่างของสิ่งที่อาจเป็นธุรกรรม/กิจกรรมที่น่าสงสัยที่เกี่ยวข้องกับ MLTF
3. ในกรณีที่มีการระบุธุรกรรมหรือบริการที่อาจน่าสงสัยโดยบริษัท CRO ต้องตรวจสอบบันทึกที่เกี่ยวข้องเพื่อยืนยันว่ามีเหตุผลที่จะสงสัยว่าบริการหรือธุรกรรมอาจเกี่ยวข้องโดยตรงหรือโดยอ้อมกับการกระทำ MLTF หรือความผิดทางอาญาร้ายแรงอื่นๆ
4. หากหลังจากทบทวนนี้เสร็จสิ้น CRO ตัดสินใจว่ามีเหตุผลสมควรที่จะสงสัย เขา/เธอต้องดำเนินการทำ STR ไปยัง FIU ทันที STR ทั้งหมดต้องทำภายในสองวันทำการนับจากการก่อตัวของความสงสัย (หรือความรู้) ที่เกี่ยวข้อง

ขั้นตอนการเก็บบันทึก

แผนกบริหารงาน/back-office ของบริษัทจะรักษาบันทึกของ:

1. ลักษณะของหลักฐานการระบุตัวตนที่ได้รับเกี่ยวกับลูกค้าใดๆ
2. ธุรกรรมและการติดต่อที่เกี่ยวข้องทั้งหมดที่ดำเนินการโดย C
3. บันทึกของคำถาม AMLFT ทั้งหมดที่ได้รับจาก FIU และรายงานทั้งหมดที่ทำไปยัง FIU ภายใต้มาตรา 27 ของกฎหมาย
4. เอกสารทั้งหมดที่รวบรวมและรายงานที่ทำในระหว่างทั้งการเข้าร่วมของลูกค้าและการติดตามอย่างต่อเนื่อง
5. เอกสารที่ได้รับและรายงานที่สร้างขึ้นในระหว่างกระบวนการ CDD

บันทึกทั้งหมดต้องเก็บรักษาไว้เป็นระยะเวลาอย่างน้อยเจ็ด (7) ปีนับจากวันที่เหตุการณ์ที่เกี่ยวข้อง หรือในกรณีของความสัมพันธ์ทางธุรกิจที่กำลังดำเนินอยู่ หลังจากความสัมพันธ์ทางธุรกิจสิ้นสุดลง ในรูปแบบที่สามารถเข้าถึงได้ทันทีเมื่อร้องขอ

รูปแบบของบันทึก

แผนกบริหารงาน/back-office จะเก็บรักษาเอกสาร/ข้อมูลที่กล่าวถึงข้างต้น นอกเหนือจากเอกสารต้นฉบับหรือสำเนาที่รับรองความถูกต้องที่เก็บรักษาในรูปแบบสำเนาฮาร์ดคอปี ในรูปแบบอื่นๆ เช่น รูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ โดยมีเงื่อนไขว่าแผนกบริหารงาน/back-office จะสามารถดึงเอกสาร/ข้อมูลที่เกี่ยวข้องโดยไม่ล่าช้าเกินควรและนำเสนอได้ตลอดเวลาต่อหน่วยงานกำกับดูแล หลังจากการร้องขอที่เกี่ยวข้อง บริษัทได้สร้างนโยบายการเก็บรักษาเอกสาร/ข้อมูล และตรวจสอบให้แน่ใจว่านโยบายดังกล่าวคำนึงถึงข้อกำหนดของกฎหมาย

เอกสาร/ข้อมูลที่ได้รับ จะอยู่ในรูปแบบต้นฉบับหรือในรูปแบบสำเนาที่รับรองความถูกต้อง ในกรณีที่เอกสาร/ข้อมูลได้รับการรับรองว่าเป็นความจริงโดยบุคคลอื่นที่ไม่ใช่บริษัทเองหรือโดยบุคคลที่สามที่กล่าวถึงในการอาศัยบุคคลที่สามสำหรับวัตถุประสงค์ในการระบุตัวตนลูกค้าและการตรวจสอบสถานะ เอกสาร/ข้อมูลต้องได้รับการรับรองโดยโนตารี

การแปลที่ถูกต้องจะต้องแนบในกรณีที่เอกสารดังกล่าวข้างต้นเป็นภาษาอื่นที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ ทุกครั้งที่บริษัทจะดำเนินการยอมรับลูกค้าใหม่ หัวหน้าแผนกบริหารงาน/back-office จะมีหน้าที่รับผิดชอบในการตรวจสอบการปฏิบัติตามบทบัญญัติของส่วนนี้

ภาระผูกพันของพนักงาน

พนักงานทุกคนของบริษัทมีภาระผูกพันที่จะเข้าใจ:

1. ภาระผูกพันตามกฎหมายของบริษัทและส่วนบุคคลของพวกเขาเอง และผลที่ตามมาที่อาจเกิดขึ้นจากความล้มเหลวในการปฏิบัติตามข้อกำหนด CDD และการเก็บบันทึกภายใต้กฎหมาย
2. กฎหมายและกฎระเบียบอื่นๆ ที่บังคับใช้ทั้งหมด และผลที่ตามมาที่อาจเกิดขึ้นจากการละเมิดภาระผูกพันเหล่านี้
3. นโยบายและขั้นตอนของบริษัทที่เกี่ยวข้องกับ AMLFT รวมถึงการระบุและรายงานธุรกรรมที่น่าสงสัย
4. เทคนิค วิธีการ และแนวโน้มใหม่และเกิดขึ้นใหม่ใน MLTF เท่าที่ข้อมูลดังกล่าวจำเป็นสำหรับพนักงานในการปฏิบัติบทบาทเฉพาะของพวกเขาในบริษัทเกี่ยวกับ AMLFT

นโยบายการฝึกอบรมและการสื่อสาร

1. CRO จะตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานตระหนักถึงภาระผูกพันทางกฎหมายของพวกเขาอย่างเต็มที่ตามกฎหมาย โดยการแนะนำโปรแกรมการศึกษาและการฝึกอบรมพนักงานอย่างสมบูรณ์
2. พนักงานทั้งหมดจะได้รับการฝึกอบรมหรือการอบรมเชิงปฏิบัติการเป็นประจำทุกปี หรือเมื่อใดก็ตามที่มีการแก้ไขนโยบายของบริษัท ข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ หรือการเปลี่ยนแปลงในหน้าที่ของพนักงาน เวลาและเนื้อหาของการฝึกอบรมที่จัดให้กับพนักงานของแผนกต่างๆ จะถูกกำหนดตามความต้องการของ C
3. โปรแกรมการฝึกอบรมมีจุดมุ่งหมายในการให้ความรู้แก่พนักงานของบริษัทเกี่ยวกับการพัฒนาล่าสุดในการป้องกัน MLTF รวมถึงวิธีการและแนวโน้มเชิงปฏิบัติที่ใช้เพื่อวัตถุประสงค์นี้
4. พนักงานทั้งหมดจะยืนยันนโยบาย AML นี้เพื่อแสดงความมุ่งมั่นของพวกเขาต่อ AMLTF
5. ลูกค้าหรือบุคคลที่สามอื่นๆ ได้รับการแจ้ง และต้องรับทราบและยอมรับนโยบาย AML นี้ซึ่งโพสต์บนเว็บไซต์ของบริษัท

การติดตามและการปรับปรุง

1. CRO มีหน้าที่รับผิดชอบในการติดตามประสิทธิผลของนโยบาย AML นี้และจะทบทวนการดำเนินการเป็นประจำตามนโยบายภายใน
2. ความต้องการปรับปรุงใดๆ จะนำมาใช้โดยเร็วที่สุด พนักงานได้รับการสนับสนุนให้เสนอความคิดเห็นของพวกเขาเกี่ยวกับนโยบายนี้ต่อ CRO
3. นโยบาย AML นี้ไม่เป็นส่วนหนึ่งของสัญญาจ้างงานของพนักงาน และบริษัทอาจแก้ไขได้ตลอดเวลาเพื่อปรับปรุงประสิทธิผลในการต่อสู้กับการทุจริต