سياسة مكافحة غسل الأموال (AML)

المقدمة

الغرض من الدليل هو وضع الممارسات الداخلية والتدابير والإجراءات والضوابط الخاصة بالشركة ذات الصلة بمنع MLTF. يتم تطوير الدليل وتحديثه بشكل دوري من قبل CRO بناءً على المبادئ العامة التي حددها مجلس إدارة الشركة (المشار إليه فيما يلي باسم "المجلس") فيما يتعلق بمنع MLTF. يجب الموافقة على جميع التعديلات و/أو التغييرات على الدليل من قبل المجلس. يجب أن يتم إبلاغ الدليل من قبل CRO إلى جميع موظفي الشركة الذين يديرون أو يراقبون أو يتحكمون بأي شكل من الأشكال في معاملات العميل ولديهم مسؤولية تطبيق الممارسات والتدابير والإجراءات والضوابط التي تم تحديدها هنا. تم إعداد الدليل للامتثال لأحكام القانون.

قابلية تطبيق الدليل

1. ينطبق الدليل على:
   1. جميع أنواع الخدمات المقدمة لعملاء الشركة بالإضافة إلى تعاملات الشركة ذات الصلة مع عملائها، بما في ذلك على سبيل المثال لا الحصر معاملات تداول العملات الأجنبية، التي إما لا تهدف إلى التسليم الفعلي للعملة الأجنبية المتفق عليها أو لا يتم تسويتها مادياً نقداً، بغض النظر عن حجم حساب العميل وتكرار التداول.
   2. أي ترتيب آخر بين الشركة وطرف آخر بما في ذلك موظفها أو الشخص المرتبط أو مزود الخدمة.
2. في هذا الصدد، يكون CRO مسؤولاً عن تحديث الدليل للامتثال لمتطلبات القانون المستقبلية، حسب الاقتضاء، وفيما يتعلق بإجراءات العناية الواجبة التي يتم تطبيقها على العملاء الذين يتعاملون في معاملات تداول العملات الأجنبية على سبيل المثال لا الحصر مع الشركة.

مسؤوليات مجلس الإدارة

تشمل مسؤوليات المجلس فيما يتعلق بمنع MLTF ما يلي:

1. تحديد وتسجيل والموافقة على مبادئ السياسة العامة للشركة فيما يتعلق بمنع MLTF وإبلاغها إلى CRO.
2. تعيين CRO بمسؤولية شاملة عن AMLTF
3. الموافقة على الدليل.
4. ضمان تطبيق جميع المتطلبات ذات الصلة من القانون، والتأكد من إدخال أنظمة وضوابط مناسبة وفعالة وكافية لتحقيق المتطلبات المذكورة أعلاه.
5. التأكد من أن CRO ومساعديه، إن وجدوا، وأي شخص آخر تم تكليفه بواجب تنفيذ إجراءات منع MLTF (أي موظفو قسم الإدارة/المكتب الخلفي)، لديهم وصول كامل وفي الوقت المناسب إلى جميع البيانات والمعلومات المتعلقة بهوية العميل ووثائق المعاملات (حسب الاقتضاء) والملفات والمعلومات الأخرى ذات الصلة، لكي يتم تسهيلهم بالكامل في التنفيذ الفعال لواجباتهم، كما هو وارد هنا.
6. إنشاء سلسلة إبلاغ واضحة وسريعة يتم من خلالها نقل المعلومات المتعلقة بالمعاملات المشبوهة دون تأخير إلى CRO، إما مباشرة أو من خلال مساعديه، إن وجدوا، وإخطار CRO وفقاً لذلك بوصفها الصريح في الدليل.
7. التأكد من أن CRO ورئيس قسم الإدارة/المكتب الخلفي لديهم موارد كافية، بما في ذلك الموظفين الأكفاء والمعدات التكنولوجية، للقيام الفعال بواجباتهم.

مسؤوليات موظف الامتثال والإبلاغ

يجب أن ينتمي CRO هرمياً إلى الرتب العليا في الهيكل التنظيمي للشركة لممارسة السلطة اللازمة. علاوة على ذلك، يجب أن يقود CRO إجراءات وعمليات امتثال AMLTF للشركة ويرفع تقاريره إلى الإدارة العليا. يجب أن يكون لدى CRO أيضاً إمكانية الوصول إلى جميع المعلومات ذات الصلة اللازمة لأداء واجباته. أثناء تنفيذ واجباته ومراقبة امتثال الشركة للقانون، يجب على CRO الحصول على واستخدام البيانات والمعلومات والتقارير الصادرة عن المنظمات الدولية.

تشمل واجبات CRO ما يلي:

1. إنشاء وصيانة دليل إجراءات الامتثال،
2. إنشاء وظيفة تدقيق لاختبار إجراءات وأنظمة AMLFT لتعزيز الكفاءة والتحسين،
3. تحمل المسؤولية الشاملة عن جميع تقارير STR، حيث تم تحديد معاملة أو خدمة مشبوهة محتملة من قبل الشركة، يجب على CRO فحص السجلات ذات الصلة للتأكد مما إذا كانت هناك أسباب معقولة للاشتباه في أن الخدمة أو المعاملة قد تكون مرتبطة، بشكل مباشر أو غير مباشر، بارتكاب سلوك إجرامي خطير. هذا هو الحد الأدنى لتفعيل التزام STR الأساسي بموجب القسم 48 من القانون،
4. ضمان أن جميع المسؤولين والموظفين والوكلاء:
   1. يتم فحصهم من قبل CRO والمسؤولين الآخرين المناسبين قبل التوظيف،
   2. يتم تدريبهم على التعرف على المعاملات والاتجاهات المشبوهة والمخاطر الخاصة المرتبطة بغسل الأموال وتمويل الإرهاب، و
   3. يمتثلون لجميع الالتزامات ذات الصلة بموجب القوانين ودليل الامتثال الداخلي،
5. تقديم تقارير الامتثال إلى السلطات المعنية، و
6. الحفاظ على حفظ السجلات.

تعد المراقبة المستمرة لحسابات العملاء ومعاملاتهم عنصراً حتمياً في المراقبة الفعالة لمخاطر MLTF. في هذا الصدد، يكون CRO مسؤولاً عن الحفاظ على وتطوير عملية المراقبة المستمرة للشركة.

مسؤوليات المدققين الداخليين

يتم تناول الالتزامات التالية للمدقق الداخلي على وجه التحديد لمنع MLTF:

1. يجب على المدقق الداخلي مراجعة وتقييم، على الأقل على أساس سنوي، ملاءمة وفعالية وكفاية السياسة والممارسات والتدابير والإجراءات وآليات الرقابة المطبقة لمنع MLTF المذكورة في الدليل.
2. يجب تقديم نتائج وملاحظات المدقق الداخلي، فيما يتعلق بالنقطة (1) أعلاه، في شكل تقرير مكتوب، إلى المجلس.

سير عمل العناية الواجبة بالعملاء (CDD) النهج القائم على المخاطر (RBA)

يعني RBA أن الشركة ستحدد وتقيّم وتفهم مخاطر MLTF التي تتعرض لها وتتخذ تدابير AMLFT متناسبة مع تلك المخاطر من أجل إدارتها والتخفيف منها بشكل فعال.

بموجب RBA، ستسعى الشركة إلى تحديد وتقييم وفهم مخاطر MLTF فيما يتعلق بـ:

1. عملائها،
2. البلدان أو الولايات القضائية التي ينتمي إليها عملاؤها أو يتواجدون فيها،
3. البلدان أو الولايات القضائية التي تعمل فيها المؤسسة، و
4. منتجات وخدمات ومعاملات وقنوات التسليم الخاصة بالمؤسسة.

CDD، كما هو محدد في القانون، لديه أربعة مكونات رئيسية:

1. تحديد هوية العملاء، بما في ذلك أي شخص يتصرف نيابة عن عميل غير فردي، والتحقق من هويتهم،
2. عندما لا يكون العميل هو المالك المستفيد، تحديد المالك المستفيد واتخاذ تدابير معقولة للتحقق من هوية المالك المستفيد،
3. الحصول على معلومات كافية حول طبيعة علاقة العمل وعمل العميل أو المالك المستفيد لتحديد المعاملات المعقدة أو غير العادية أو أنماط المعاملات والأنشطة الأخرى عالية المخاطر، و
4. اتخاذ تدابير معقولة للتأكد من الغرض من المعاملات لمرة واحدة (المحددة في القسم 49(2) من القانون على أنها معاملات خارج علاقة عمل قائمة تتجاوز 50,000 روبية سيشيلية، سواء في عملية واحدة أو عدة عمليات مرتبطة)، ومنشأ ووجهة جميع تحويلات الأموال النهائية.

النهج القائم على المخاطر المعتمد الذي تتبعه الشركة، والموصوف في الدليل، له الخصائص العامة التالية:

1. يدرك أن تهديد MLTF يختلف عبر العملاء والبلدان والخدمات والأدوات المالية.
2. يسمح للمجلس بالتمييز بين عملاء الشركة بطريقة تتوافق مع مخاطر أعمالهم الخاصة.
3. يسمح للمجلس بتطبيق نهجه الخاص في صياغة السياسات والإجراءات والضوابط استجابة للظروف والخصائص الخاصة بالشركة.
4. يساعد على إنتاج نظام أكثر فعالية من حيث التكلفة.
5. تحديد وتقييم مخاطر MLTF الناشئة من عملاء معينين أو أنواع من العملاء والأدوات المالية والخدمات والمناطق الجغرافية لعمليات عملائها.
6. إدارة والتخفيف من المخاطر المقيّمة من خلال تطبيق تدابير وإجراءات وضوابط مناسبة وفعالة.
7. المراقبة المستمرة والتحسينات في التشغيل الفعال للسياسات والإجراءات والضوابط.

الأشخاص المعرضون سياسياً (PEPs)

يُعرّف الشخص المعرض سياسياً (PEP) بأنه الفرد الذي يُعهد إليه أو كان يُعهد إليه بوظيفة عامة بارزة، بالإضافة إلى أفراد أسرته المباشرين والمقربين منه.

وفقاً لشهية المخاطر الخاصة بالشركة، لا تقوم الشركة بشكل صارم بإنشاء أو الحفاظ على علاقات عمل مع الأشخاص المعرضين سياسياً. يجب على CRO التأكد من فحص جميع العملاء المحتملين والحاليين مقابل قواعد بيانات PEP العالمية الموثوقة أثناء التسجيل وعلى أساس مستمر. إذا تم تحديد عميل محتمل على أنه PEP، يجب رفض طلب التسجيل. إذا أصبح عميل حالي لاحقاً PEP، يجب على CRO إنهاء علاقة العمل فوراً وفقاً لشروط وأحكام الشركة وتقديم STR إذا تم اكتشاف أي نشاط مشبوه.

العناية الواجبة المعززة (EDD)

عندما تحدد الشركة عميلاً أو ولاية قضائية أو معاملة على أنها تمثل مخاطر أعلى من MLTF، يجب على CRO التأكد من تطبيق تدابير العناية الواجبة المعززة (EDD). تشمل تدابير EDD، على سبيل المثال لا الحصر:

1. الحصول على معلومات إضافية عن العميل والطبيعة المقصودة لعلاقة العمل؛
2. الحصول على معلومات إضافية عن مصدر الأموال (SoF) ومصدر الثروة (SoW) الخاص بالعميل؛
3. الحصول على موافقة الإدارة العليا لبدء أو مواصلة علاقة العمل؛ و
4. إجراء مراقبة مستمرة معززة لعلاقة العمل والمعاملات.

المراقبة المستمرة

المراقبة المستمرة لها مكونان رئيسيان:

1. فحص المعاملات من حيث الاتساق مع أعمال العميل وملف المخاطر ومصدر الأموال/الثروة؛ و
2. الحفاظ على تحديث جميع معلومات ووثائق CDD.

الولايات القضائية الخاضعة للعقوبات وعالية المخاطر والعقوبات المالية المستهدفة

تحظر الشركة بشكل صارم إجراء أعمال مع الأفراد أو الكيانات أو الولايات القضائية الخاضعة للعقوبات الدولية والمحلية. يجب على CRO التأكد من فحص جميع العملاء مقابل قوائم قرارات مجلس الأمن التابع للأمم المتحدة (UNSCRs)، وقوائم العقوبات المحلية في سيشل الصادرة بموجب قانون منع الإرهاب، بالإضافة إلى قوائم الاتحاد الأوروبي وOFAC (الولايات المتحدة) وFATF للولايات القضائية عالية المخاطر.

إذا تم تحديد تطابق أو "تطابق حقيقي" مع طرف خاضع للعقوبات، يجب على الشركة تجميد الأموال أو الأصول فوراً دون إشعار مسبق للعميل، ومنع أي معاملات، وإبلاغ الأمر فوراً إلى FIU وFSA وفقاً لقانون سيشل.

إجراءات تحديد هوية العملاء

يجب على CRO التأكد من الحصول على الوثائق والمعلومات المناسبة فيما يتعلق بالحالات التالية، حسب الاقتضاء والمناسب:

1. يجب توثيق جميع إجراءات التحديد والتحقق، بما في ذلك الاتصالات الداخلية والخارجية، كتابياً والاحتفاظ بها كسجلات بموجب القانون.
2. يجب على الشركة أولاً التأكد من رضاها بأنها تتعامل مع شخص حقيقي (طبيعي أو قانوني) وأن أي شخص يدعي التصرف نيابة عن عميل غير فردي مخول بشكل صحيح للتصرف.
3. يجب على الشركة اتخاذ الخطوات اللازمة لتحديد المالك المستفيد أو الملاك للأصول التي تشكل أساس العلاقة أو المعاملة المقترحة، وإجراء استفسارات مناسبة حول الغرض وطبيعة تلك العلاقة أو المعاملة.
4. يجب طلب الوثائق الصادرة عن مصادر حكومية موثوقة (مثل بطاقات الهوية وجوازات السفر). حيثما كان ذلك عملياً، يجب الاحتفاظ بنسخ من الأدلة الداعمة. بدلاً من ذلك، يجب تسجيل أرقام المراجع والتفاصيل الأخرى ذات الصلة بالكامل.
5. عندما لا تتمكن الشركة من تحديد والتحقق من هوية العميل المحتمل وجميع المالكين المستفيدين ذوي الصلة وفقاً للقانون، يجب على الشركة:
   1. عدم إنشاء (أو إنهاء) أي علاقة عمل،
   2. رفض تنفيذ أي معاملة، و
   3. تقديم STR فوري إلى FIU.

الاعتماد على أطراف ثالثة لأغراض تحديد هوية العملاء والعناية الواجبة

يجوز للشركة الاعتماد على أطراف ثالثة لتنفيذ إجراءات تحديد هوية العملاء والعناية الواجبة، بشرط أن:

1. يجعل الطرف الثالث متاحاً فوراً جميع البيانات والمعلومات، والتي يجب أن تكون نسخاً معتمدة من الأصول، التي تم جمعها في سياق تطبيق إجراءات تحديد هوية العملاء والعناية الواجبة.
2. تطبق الشركة تدابير العناية الواجبة المناسبة على الطرف الثالث فيما يتعلق بتسجيله المهني والإجراءات والتدابير المطبقة من الطرف الثالث لمنع MLTF. يكون CRO مسؤولاً عن تنفيذ الأحكام المذكورة أعلاه.
3. تضمن الشركة أن الطرف الثالث هو مؤسسة مالية منظمة أو نشاط تجاري أو مهنة غير مالية محددة تخضع لتنظيم وإشراف مكافحة غسل الأموال/مكافحة تمويل الإرهاب معادل للمعايير المطلوبة بموجب قانون سيشل.

الإفشاء

التزاماً بالسياسات والإجراءات المذكورة أعلاه، تمتنع الشركة عن إجراء عملية العناية الواجبة إذا كان هناك اشتباه معقول بأن هذا الإجراء قد ينبه العميل. ستمضي الشركة قدماً في تقديم STR حسب ما يقتضيه القانون.

المعاملات المشبوهة

إن تعريف المعاملة المشبوهة بالإضافة إلى أنواع المعاملات المشبوهة التي قد تُستخدم لـ MLTF غير محدود تقريباً. غالباً ما تكون المعاملة المشبوهة هي التي لا تتسق مع أنشطة العميل التجارية أو الشخصية المعروفة والمشروعة أو مع النشاط التجاري العادي للحساب المحدد، أو بشكل عام مع الملف الاقتصادي الذي أنشأته الشركة للعميل.

يجب على الشركة التأكد من أنها تحتفظ بمعلومات كافية وتعرف ما يكفي عن أنشطة عملائها من أجل التعرف في الوقت المناسب على أن معاملة أو سلسلة من المعاملات غير عادية أو مشبوهة. من أجل تحديد المعاملات المشبوهة، يجب على CRO القيام بالأنشطة التالية:

1. مراقبة أي تغييرات في الوضع المالي للعميل أو الأنشطة التجارية و/أو نوع المعاملات على أساس مستمر.
2. مراقبة ما إذا كان أي عميل منخرط في أي من الممارسات الموضحة في القائمة أدناه لما قد يشكل معاملات/أنشطة مشبوهة تتعلق بـ MLTF على أساس مستمر.
3. عندما تحدد الشركة معاملة أو خدمة مشبوهة محتملة، يجب على CRO فحص السجلات ذات الصلة للتأكد مما إذا كانت هناك أسباب معقولة للاشتباه في أن الخدمة أو المعاملة قد تكون مرتبطة، بشكل مباشر أو غير مباشر، بارتكاب MLTF أو سلوك إجرامي خطير آخر.
4. إذا قرر CRO بعد إكمال هذه المراجعة أن هناك أسباب معقولة للاشتباه، فيجب عليه/عليها المضي قدماً فوراً في تقديم STR إلى FIU. يجب تقديم جميع تقارير STR في غضون يومي عمل من تشكيل الاشتباه (أو المعرفة) ذي الصلة.

إجراءات حفظ السجلات

يجب على قسم الإدارة/المكتب الخلفي في الشركة الاحتفاظ بسجلات لـ:

1. طبيعة دليل الهوية الذي تم الحصول عليه على أي عميل.
2. جميع المعاملات والمراسلات ذات الصلة التي يقوم بها ال
3. سجلات جميع استفسارات AMLFT الواردة من FIU وجميع التقارير المقدمة إلى FIU بموجب القسم 27 من القانون.
4. جميع الوثائق المجمعة والتقارير المقدمة خلال تسجيل العميل والمراقبة المستمرة.
5. الوثائق التي تم الحصول عليها والتقارير التي تم إنشاؤها خلال عملية CDD.

يجب الاحتفاظ بجميع السجلات لمدة لا تقل عن سبع (7) سنوات من تاريخ الحدث ذي الصلة أو، في حالة علاقة عمل مستمرة، بعد انتهاء علاقة العمل، في شكل يمكن الوصول إليه فوراً عند الطلب.

صيغة السجلات

يجب على قسم الإدارة/المكتب الخلفي الاحتفاظ بالوثائق/البيانات المذكورة أعلاه، بخلاف الوثائق الأصلية أو نسخها الأصلية المعتمدة التي يتم الاحتفاظ بها في شكل نسخة ورقية، في أشكال أخرى، مثل الشكل الإلكتروني، بشرط أن يكون قسم الإدارة/المكتب الخلفي قادراً على استرجاع الوثائق/البيانات ذات الصلة دون تأخير لا داعي له وتقديمها في أي وقت، إلى الهيئات التنظيمية، بعد طلب ذي صلة. لقد أنشأت الشركة سياسة للاحتفاظ بالوثائق/البيانات وتضمن أن السياسة المذكورة تأخذ في الاعتبار متطلبات القانون.

يجب أن تكون الوثائق/البيانات التي تم الحصول عليها، في شكلها الأصلي أو في شكل نسخة أصلية معتمدة. في حالة أن الوثائق/البيانات معتمدة كأصلية من قبل شخص مختلف عن الشركة نفسها أو من قبل الطرف الثالث المذكور في الاعتماد على أطراف ثالثة لأغراض تحديد هوية العملاء والعناية الواجبة، يجب أن تكون الوثائق/البيانات موثقة.

يجب إرفاق ترجمة أصلية في حالة أن الوثائق المذكورة أعلاه بلغة غير الإنجليزية. في كل مرة تمضي فيها الشركة قدماً في قبول عميل جديد، يكون رئيس قسم الإدارة/المكتب الخلفي مسؤولاً عن ضمان الامتثال لأحكام هذا القسم.

التزامات الموظفين

كل موظف في الشركة لديه التزام بفهم:

1. التزامات الشركة والتزاماتهم القانونية الشخصية والعواقب المحتملة لعدم الامتثال لمتطلبات CDD وحفظ السجلات بموجب القانون.
2. جميع القوانين واللوائح الأخرى المطبقة، والعواقب المحتملة لخرق هذه الالتزامات.
3. سياسات وإجراءات الشركة المتعلقة بـ AMLFT، بما في ذلك تحديد المعاملات المشبوهة والإبلاغ عنها.
4. أي تقنيات وأساليب واتجاهات جديدة وناشئة في MLTF إلى الحد الذي تحتاج فيه هذه المعلومات إلى الموظف للقيام بأدواره الخاصة في الشركة فيما يتعلق بـ AMLFT.

سياسة التدريب والاتصال

1. يجب على CRO التأكد من أن الموظفين على دراية تامة بالتزاماتهم القانونية وفقاً للقانون، من خلال تقديم برنامج تعليم وتدريب كامل للموظفين.
2. يجب أن يتلقى جميع الموظفين تدريباً أو جلسة تنشيطية سنوياً، أو كلما كانت هناك تعديلات على سياسات الشركة أو المتطلبات التنظيمية أو تغييرات في واجبات الموظفين. سيتم تحديد توقيت ومحتوى التدريب المقدم لموظفي الأقسام المختلفة وفقاً لاحتياجات ال
3. يهدف برنامج التدريب إلى تثقيف موظفي الشركة حول أحدث التطورات في منع MLTF، بما في ذلك الأساليب والاتجاهات العملية المستخدمة لهذا الغرض.
4. يجب على جميع الموظفين التأكيد على سياسة مكافحة غسل الأموال هذه لإظهار التزامهم بـ AMLTF.
5. يتم إبلاغ العملاء أو أي طرف ثالث آخر، ويُطلب منهم الإقرار وقبول سياسة مكافحة غسل الأموال هذه المنشورة على موقع الشركة.

المراقبة والتحسين

1. CRO مسؤول عن مراقبة فعالية سياسة مكافحة غسل الأموال هذه وسيراجع تنفيذها على أساس منتظم حسب السياسات الداخلية.
2. سيتم تطبيق أي حاجة للتحسينات في أقرب وقت ممكن. يتم تشجيع الموظفين على تقديم ملاحظاتهم على هذه السياسة إلى CRO.
3. لا تشكل سياسة مكافحة غسل الأموال هذه جزءاً من عقد العمل للموظف ويجوز للشركة تعديلها في أي وقت لتحسين فعاليتها في مكافحة الفساد.