धन शोधन निरोधक (AML) नीति

सामान्य परिभाषाएँ

इस मैनुअल के उद्देश्य से, जब तक संदर्भ अन्यथा निर्धारित न करे:

"AMLTF" का अर्थ है धन शोधन निरोधक और आतंकवाद के वित्तपोषण का मुकाबला।

"लाभार्थी स्वामी" का अर्थ है एक प्राकृतिक व्यक्ति या व्यक्ति जो अंततः किसी ग्राहक का स्वामी या नियंत्रक है या वह प्राकृतिक व्यक्ति जिसकी ओर से लेनदेन किया जा रहा है और इसमें वे व्यक्ति शामिल हैं जो किसी कानूनी व्यक्ति या व्यवस्था पर अंतिम प्रभावी नियंत्रण रखते हैं।

"व्यावसायिक संबंध" का अर्थ है किसी व्यक्ति और कंपनी के बीच की व्यवस्था जिसका प्राथमिक उद्देश्य उनके बीच कभी-कभार या नियमित व्यावसायिक लेनदेन को सुविधाजनक बनाना है।

"ग्राहक" किसी लेनदेन या खाते के संबंध में, में शामिल है:

) वह व्यक्ति जिसके नाम से लेनदेन या खाता व्यवस्थित, खोला या किया जाता है,
) किसी लेनदेन या खाते पर हस्ताक्षरकर्ता,
) कोई भी व्यक्ति जिसे लेनदेन सौंपा या स्थानांतरित किया गया है,
) कोई भी व्यक्ति जो लेनदेन करने के लिए अधिकृत है, या
) ऐसा अन्य व्यक्ति जैसा कि नियमों द्वारा निर्धारित किया जा सकता है।

"कंपनी" का अर्थ है ज़ील कैपिटल मार्केट (सेशेल्स) लिमिटेड जो सेशेल्स में पंजीकरण संख्या, 8422618-1 और सिक्योरिटी डीलर लाइसेंस, SD027 के साथ निगमित है और इसकी संस्थाएँ।

"CRO" का अर्थ है अनुपालन और रिपोर्टिंग अधिकारी।

"EDD" का अर्थ है उन्नत उचित परिश्रम

"FIU" का अर्थ है सेशेल्स की वित्तीय खुफिया इकाई

"आंतरिक लेखा परीक्षक" का अर्थ है कंपनी द्वारा नियोजित आंतरिक लेखा परीक्षक।

"कानून" का अर्थ है सेशेल्स का धन शोधन निरोधक और आतंकवाद के वित्तपोषण का मुकाबला अधिनियम, 2020 (अधिनियम 5 of 2020)।

"मैनुअल" का अर्थ है कंपनी का जोखिम प्रबंधन और प्रक्रिया मैनुअल।

"ML" का अर्थ है कानून की धारा 3 में परिभाषित धन शोधन अपराध।

"MLTF" का अर्थ है कानून के भाग II में परिभाषित धन शोधन और आतंकवादी वित्तपोषण अपराध।

"PEP" का अर्थ है राजनीतिक रूप से उजागर व्यक्ति

"STR" का अर्थ है संदिग्ध लेनदेन रिपोर्ट जिसका वही अर्थ है जो कानून द्वारा परिभाषित किया गया है।

"सूचना देना" का अर्थ है कानून की धारा 50 में परिभाषित अपराध।

परिचय

मैनुअल का उद्देश्य MLTF की रोकथाम के लिए प्रासंगिक कंपनी की आंतरिक प्रथा, उपायों, प्रक्रियाओं और नियंत्रणों को निर्धारित करना है। मैनुअल को CRO द्वारा MLTF की रोकथाम के संबंध में कंपनी के निदेशक मंडल (इसके बाद "बोर्ड") द्वारा स्थापित सामान्य सिद्धांतों के आधार पर विकसित और समय-समय पर अद्यतन किया जाता है। मैनुअल में सभी संशोधनों और/या परिवर्तनों को बोर्ड द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। CRO द्वारा मैनुअल को कंपनी के उन सभी कर्मचारियों को सूचित किया जाएगा जो किसी भी तरह से ग्राहक के लेनदेन को प्रबंधित, निगरानी या नियंत्रित करते हैं और यहां निर्धारित प्रथाओं, उपायों, प्रक्रियाओं और नियंत्रणों के आवेदन के लिए जिम्मेदारी रखते हैं। मैनुअल को कानून के प्रावधानों का पालन करने के लिए तैयार किया गया है।

मैनुअल प्रयोज्यता

मैनुअल निम्नलिखित पर लागू होता है:
1. ) कंपनी के ग्राहकों को प्रदान की जाने वाली सभी प्रकार की सेवाएँ और साथ ही इसके ग्राहकों के साथ प्रासंगिक कंपनी लेनदेन, जिसमें विदेशी मुद्रा व्यापार लेनदेन शामिल हैं लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं, जो या तो सहमत विदेशी मुद्रा को भौतिक रूप से वितरित करने का लक्ष्य नहीं रखते हैं या नकद में भौतिक रूप से निपटाए नहीं जाते हैं, ग्राहक खाता आकार और व्यापार की आवृत्ति की परवाह किए बिना।
2. ) कंपनी की किसी अन्य पक्ष के साथ कोई अन्य व्यवस्था जिसमें इसके कर्मचारी, संबद्ध व्यक्ति और सेवा प्रदाता शामिल हैं।
इस संबंध में, CRO कानून की भविष्य की आवश्यकताओं का पालन करने के लिए मैनुअल को अद्यतन करने के लिए जिम्मेदार होगा, जैसा लागू हो, और कंपनी के साथ विदेशी मुद्रा व्यापार लेनदेन में लेकिन इन तक सीमित नहीं, लेनदेन करने वाले ग्राहकों के लिए लागू की जाने वाली उचित परिश्रम प्रक्रियाओं के संबंध में।

निदेशक मंडल की जिम्मेदारियाँ

MLTF की रोकथाम के संबंध में बोर्ड की जिम्मेदारियों में निम्नलिखित शामिल हैं:

MLTF की रोकथाम के संबंध में कंपनी के सामान्य नीति सिद्धांतों को निर्धारित करना, रिकॉर्ड करना और अनुमोदित करना और उन्हें CRO को सूचित करना।
AMLTF के लिए समग्र जिम्मेदारी के साथ एक CRO नियुक्त करना
मैनुअल को अनुमोदित करना।
यह सुनिश्चित करना कि कानून की सभी प्रासंगिक आवश्यकताओं को लागू किया गया है, और आश्वासन देना कि उपरोक्त आवश्यकता को प्राप्त करने के लिए उपयुक्त, प्रभावी और पर्याप्त प्रणालियाँ और नियंत्रण शुरू किए गए हैं।
यह सुनिश्चित करना कि CRO और उसके सहायक, यदि कोई हों, और किसी अन्य व्यक्ति को जिसे MLTF की रोकथाम के लिए प्रक्रियाओं को लागू करने का कर्तव्य सौंपा गया है (अर्थात प्रशासन/बैक-ऑफिस विभाग के कर्मी), ग्राहक की पहचान, लेनदेन के दस्तावेज (जैसा और जहाँ लागू हो) और अन्य प्रासंगिक फाइलों और जानकारी से संबंधित सभी डेटा और जानकारी तक पूर्ण और समय पर पहुँच है, ताकि उन्हें यहाँ शामिल अपने कर्तव्यों के प्रभावी निष्पादन में पूरी तरह से सुविधा मिल सके।
एक स्पष्ट और त्वरित रिपोर्टिंग श्रृंखला स्थापित करना जिसके आधार पर संदिग्ध लेनदेन से संबंधित जानकारी बिना देरी के CRO को, या तो सीधे या उसके सहायकों के माध्यम से, यदि कोई हो, पारित की जाती है, और मैनुअल में इसके स्पष्ट निर्धारण के लिए CRO को तदनुसार सूचित करना।
यह सुनिश्चित करना कि CRO और प्रशासन/बैक-ऑफिस विभाग के प्रमुख के पास अपने कर्तव्यों के प्रभावी निर्वहन के लिए पर्याप्त संसाधन हैं, जिसमें सक्षम कर्मचारी और तकनीकी उपकरण शामिल हैं।

अनुपालन और रिपोर्टिंग अधिकारी की जिम्मेदारियाँ

CRO को आवश्यक अधिकार प्राप्त करने के लिए पदानुक्रम में कंपनी की संगठनात्मक संरचना के उच्च रैंक से संबंधित होना चाहिए। इसके अलावा, CRO कंपनी की AMLTF अनुपालन प्रक्रियाओं और प्रक्रियाओं का नेतृत्व करेगा और वरिष्ठ प्रबंधन को रिपोर्ट करेगा। CRO के पास अपने कर्तव्यों को निभाने के लिए आवश्यक सभी प्रासंगिक जानकारी तक पहुँच होगी। अपने कर्तव्यों के निष्पादन और कानून के साथ कंपनी के अनुपालन के नियंत्रण के दौरान, CRO अंतर्राष्ट्रीय संगठनों द्वारा जारी डेटा, जानकारी और रिपोर्ट प्राप्त करेगा और उपयोग करेगा।

CRO के कर्तव्यों में निम्नलिखित शामिल होंगे:

अनुपालन प्रक्रियाओं का मैनुअल स्थापित करना और बनाए रखना,
दक्षता और सुधार को बढ़ावा देने के लिए AMLFT प्रक्रियाओं और प्रणालियों का परीक्षण करने के लिए एक ऑडिट फ़ंक्शन स्थापित करना,
सभी STR के लिए समग्र जिम्मेदारी लेना, जहाँ कंपनी द्वारा एक संभावित संदिग्ध लेनदेन या सेवा की पहचान की गई है, CRO को यह पुष्टि करने के लिए प्रासंगिक रिकॉर्ड की जांच करनी चाहिए कि क्या यह संदेह करने के उचित आधार हैं कि सेवा या लेनदेन गंभीर आपराधिक आचरण के आयोग से प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संबंधित हो सकता है। यह कानून की धारा 48 के तहत मुख्य STR दायित्व को ट्रिगर करने के लिए सीमा है,
यह सुनिश्चित करना कि सभी अधिकारी, कर्मचारी और एजेंट:
1. ) भर्ती से पहले CRO और अन्य उपयुक्त अधिकारियों द्वारा जांचे जाते हैं,
2. ) संदिग्ध लेनदेन और रुझानों और धन शोधन और आतंकवाद के वित्तपोषण से जुड़े विशेष जोखिमों को पहचानने के लिए प्रशिक्षित हैं, और
3. ) कानूनों और आंतरिक अनुपालन मैनुअल के तहत सभी प्रासंगिक दायित्वों का पालन करते हैं,
प्रासंगिक अधिकारियों को अनुपालन रिपोर्ट प्रस्तुत करना, और
रिकॉर्ड रखना बनाए रखना।

ग्राहकों के खातों और लेनदेन की निरंतर निगरानी MLTF के जोखिम के प्रभावी नियंत्रण में एक अनिवार्य तत्व है। इस संबंध में, CRO कंपनी की चल रही निगरानी प्रक्रिया को बनाए रखने के साथ-साथ विकसित करने के लिए जिम्मेदार होगा।

आंतरिक लेखा परीक्षकों की जिम्मेदारियाँ

MLTF की रोकथाम के लिए आंतरिक लेखा परीक्षक के निम्नलिखित दायित्व विशेष रूप से संबोधित किए गए हैं:

आंतरिक लेखा परीक्षक मैनुअल में उल्लिखित MLTF की रोकथाम के लिए लागू नीति, प्रथाओं, उपायों, प्रक्रियाओं और नियंत्रण तंत्र की उपयुक्तता, प्रभावशीलता और पर्याप्तता की कम से कम वार्षिक आधार पर समीक्षा और मूल्यांकन करेगा।
उपरोक्त बिंदु (1) के संबंध में आंतरिक लेखा परीक्षक के निष्कर्ष और अवलोकन, लिखित रिपोर्ट के रूप में, बोर्ड को प्रस्तुत किए जाएंगे।

ग्राहक उचित परिश्रम (CDD) कार्यप्रवाह जोखिम-आधारित दृष्टिकोण (RBA)

RBA का अर्थ है कि कंपनी उन MLTF जोखिमों की पहचान, मूल्यांकन और समझ करेगी जिनके संपर्क में वे हैं और उन जोखिमों को प्रभावी ढंग से प्रबंधित और कम करने के लिए उन जोखिमों के अनुरूप AMLFT उपाय करेगी।

RBA के तहत, कंपनी निम्नलिखित के संबंध में अपने MLTF जोखिमों की पहचान, मूल्यांकन और समझ करने का प्रयास करेगी:

इसके ग्राहक,
देश या क्षेत्राधिकार जहाँ से या जिसमें इसके ग्राहक हैं,
देश या क्षेत्राधिकार जहाँ संस्था के संचालन हैं, और
संस्था के उत्पाद, सेवाएँ, लेनदेन और वितरण चैनल।

CDD, जैसा कि कानून में परिभाषित किया गया है, के चार प्रमुख घटक हैं:

ग्राहकों की पहचान करना, जिसमें गैर-व्यक्तिगत ग्राहक की ओर से कार्य करने वाला कोई भी व्यक्ति शामिल है, और उनकी पहचान सत्यापित करना,
जहाँ ग्राहक लाभार्थी स्वामी नहीं है, लाभार्थी स्वामी की पहचान करना और लाभार्थी स्वामी की पहचान सत्यापित करने के लिए उचित उपाय करना,
व्यावसायिक संबंध की प्रकृति और ग्राहक या लाभार्थी स्वामी के व्यवसाय के बारे में पर्याप्त जानकारी प्राप्त करना ताकि जटिल या असामान्य लेनदेन या लेनदेन के पैटर्न और अन्य उच्च-जोखिम गतिविधि की पहचान की जा सके, और
एकमुश्त लेनदेन (कानून की धारा 49(2) में एक मौजूदा व्यावसायिक संबंध के बाहर लेनदेन के रूप में परिभाषित जो SCR50,000 से अधिक है, चाहे एकल या कई जुड़े संचालन में) के उद्देश्य, और सभी फंडों के स्थानांतरण की उत्पत्ति और अंतिम गंतव्य का पता लगाने के लिए उचित उपाय करना।

कंपनी द्वारा अपनाया गया जोखिम-आधारित दृष्टिकोण, और मैनुअल में वर्णित, निम्नलिखित सामान्य विशेषताएँ हैं:

मान्यता देता है कि MLTF खतरा ग्राहकों, देशों, सेवाओं और वित्तीय साधनों में भिन्न होता है।
बोर्ड को कंपनी के ग्राहकों के बीच इस तरह से अंतर करने की अनुमति देता है जो उनके विशेष व्यवसाय के जोखिम से मेल खाता है।
बोर्ड को कंपनी की विशेष परिस्थितियों और विशेषताओं के जवाब में नीतियों, प्रक्रियाओं और नियंत्रणों के निर्माण में अपना दृष्टिकोण लागू करने की अनुमति देता है।
एक अधिक लागत-प्रभावी प्रणाली का उत्पादन करने में मदद करता है।
विशेष ग्राहकों या ग्राहकों के प्रकार, वित्तीय साधनों, सेवाओं और इसके ग्राहकों के संचालन के भौगोलिक क्षेत्रों से उत्पन्न होने वाले MLTF जोखिमों की पहचान और मूल्यांकन करना।
उपयुक्त और प्रभावी उपायों, प्रक्रियाओं और नियंत्रणों के आवेदन द्वारा मूल्यांकन किए गए जोखिमों का प्रबंधन और कम करना।
नीतियों, प्रक्रियाओं और नियंत्रणों के प्रभावी संचालन में निरंतर निगरानी और सुधार।

राजनीतिक रूप से उजागर व्यक्ति (PEPs)

एक राजनीतिक रूप से उजागर व्यक्ति (PEP) को एक व्यक्ति के रूप में परिभाषित किया गया है जो एक प्रमुख सार्वजनिक कार्य सौंपा गया है या था, साथ ही उनके निकटतम परिवार के सदस्यों और करीबी सहयोगियों को भी।

कंपनी की जोखिम क्षमता के अनुसार, कंपनी PEPs के साथ व्यावसायिक संबंध स्थापित या बनाए नहीं रखती है। CRO यह सुनिश्चित करेगा कि सभी संभावित और मौजूदा ग्राहकों को ऑनबोर्डिंग के दौरान और चल रहे आधार पर प्रतिष्ठित वैश्विक PEP डेटाबेस के खिलाफ जांचा जाता है। यदि एक संभावित ग्राहक को PEP के रूप में पहचाना जाता है, तो ऑनबोर्डिंग आवेदन को अस्वीकार कर दिया जाएगा। यदि कोई मौजूदा ग्राहक बाद में PEP बन जाता है, तो CRO तुरंत कंपनी के नियमों और शर्तों के अनुसार व्यावसायिक संबंध को समाप्त कर देगा और यदि कोई संदिग्ध गतिविधि का पता चलता है तो एक STR दर्ज करेगा।

उन्नत उचित परिश्रम (EDD)

जहाँ कंपनी एक ग्राहक, क्षेत्राधिकार, या लेनदेन को MLTF के उच्च जोखिम के रूप में पहचानती है, CRO यह सुनिश्चित करेगा कि उन्नत उचित परिश्रम (EDD) उपाय लागू किए जाएँ। EDD उपायों में शामिल हैं, लेकिन इन तक सीमित नहीं हैं:

ग्राहक और व्यावसायिक संबंध की इच्छित प्रकृति पर अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करना;
ग्राहक के फंड के स्रोत (SoF) और धन के स्रोत (SoW) पर अतिरिक्त जानकारी प्राप्त करना;
व्यावसायिक संबंध शुरू करने या जारी रखने के लिए वरिष्ठ प्रबंधन की मंजूरी प्राप्त करना; और
व्यावसायिक संबंध और लेनदेन की उन्नत चल रही निगरानी करना।

चल रही निगरानी

चल रही निगरानी के दो प्रमुख घटक हैं:

ग्राहक के व्यवसाय, जोखिम प्रोफ़ाइल और फंड/धन के स्रोत के साथ स्थिरता के लिए लेनदेन की जांच करना; और
सभी CDD जानकारी और दस्तावेज़ीकरण को अद्यतन रखना।

प्रतिबंधित और उच्च-जोखिम वाले क्षेत्राधिकार और लक्षित वित्तीय प्रतिबंध

कंपनी अंतर्राष्ट्रीय और घरेलू प्रतिबंधों के अधीन व्यक्तियों, संस्थाओं या क्षेत्राधिकारों के साथ व्यवसाय करने पर कड़ाई से प्रतिबंध लगाती है। CRO यह सुनिश्चित करेगा कि सभी ग्राहकों को संयुक्त राष्ट्र सुरक्षा परिषद के प्रस्तावों (UNSCRs) की सूची, आतंकवाद की रोकथाम अधिनियम के तहत जारी सेशेल्स घरेलू प्रतिबंध सूची, साथ ही EU, OFAC (US), और FATF उच्च-जोखिम वाले क्षेत्राधिकार सूचियों के खिलाफ जांचा जाता है।

यदि एक प्रतिबंधित पक्ष के खिलाफ एक मिलान या "सच्चा हिट" पहचाना जाता है, तो कंपनी ग्राहक को पूर्व सूचना के बिना तुरंत फंड या संपत्ति को फ्रीज कर देगी, किसी भी लेनदेन को प्रतिबंधित करेगी, और सेशेल्स कानून के अनुसार FIU और FSA को मामले की शीघ्र रिपोर्ट करेगी।

ग्राहक पहचान प्रक्रियाएँ

CRO यह सुनिश्चित करेगा कि निम्नलिखित मामलों के संबंध में उपयुक्त दस्तावेज़ और जानकारी विधिवत प्राप्त की जाए, जैसा लागू और उपयुक्त हो:

सभी पहचान और सत्यापन प्रक्रियाएँ, जिसमें आंतरिक और बाहरी संचार दोनों शामिल हैं, को लिखित रूप में दस्तावेज़ित किया जाना चाहिए और कानून के तहत रिकॉर्ड के रूप में संरक्षित किया जाना चाहिए।
कंपनी को पहले अपनी संतुष्टि के लिए स्थापित करना चाहिए कि वह एक वास्तविक व्यक्ति (प्राकृतिक या कानूनी) के साथ व्यवहार कर रही है और गैर-व्यक्तिगत ग्राहक की ओर से कार्य करने का दावा करने वाला कोई भी व्यक्ति कार्य करने के लिए उचित रूप से अधिकृत है।
कंपनी को उन संपत्तियों के लाभार्थी स्वामी या स्वामियों की पहचान करने के लिए आवश्यक कदम उठाने चाहिए जो प्रस्तावित संबंध या लेनदेन का आधार बनती हैं, और उस संबंध या लेनदेन के उद्देश्य और प्रकृति में उचित पूछताछ करनी चाहिए।
प्रतिष्ठित सरकारी स्रोतों (जैसे पहचान पत्र और पासपोर्ट) द्वारा जारी दस्तावेज़ों की आवश्यकता होनी चाहिए। जहाँ व्यावहारिक हो, सहायक साक्ष्य की प्रतियाँ बनाए रखी जानी चाहिए। वैकल्पिक रूप से, संदर्भ संख्या और अन्य प्रासंगिक विवरण पूरी तरह से दर्ज किए जाने चाहिए।
जहाँ कंपनी कानून के अनुसार संभावित ग्राहक और सभी प्रासंगिक लाभार्थी स्वामियों की पहचान और सत्यापन करने में सक्षम नहीं है, कंपनी को चाहिए:
1. ) किसी भी व्यावसायिक संबंध को स्थापित नहीं करना चाहिए (या समाप्त करना चाहिए),
2. ) किसी भी लेनदेन को करने से इनकार करना, और
3. ) FIU को तत्काल STR बनाना।

ग्राहक पहचान और उचित परिश्रम उद्देश्यों के लिए तीसरे पक्ष पर निर्भरता

कंपनी ग्राहक पहचान और उचित परिश्रम प्रक्रियाओं के कार्यान्वयन के लिए तीसरे पक्ष पर भरोसा कर सकती है, बशर्ते कि:

तीसरा पक्ष तुरंत सभी डेटा और जानकारी उपलब्ध कराता है, जो मूल की प्रमाणित सच्ची प्रतियाँ होनी चाहिए, जो ग्राहक पहचान और उचित परिश्रम प्रक्रियाओं को लागू करने के दौरान एकत्र की गई थी।
कंपनी तीसरे पक्ष पर उचित परिश्रम उपाय लागू करती है जो उनके पेशेवर पंजीकरण और MLTF की रोकथाम के लिए तीसरे पक्ष से लागू प्रक्रियाओं और उपायों के संबंध में है। CRO उपरोक्त प्रावधानों के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार होगा।
कंपनी यह सुनिश्चित करती है कि तीसरा पक्ष एक विनियमित वित्तीय संस्थान या नामित गैर-वित्तीय व्यवसाय या पेशा है जो सेशेल्स कानून द्वारा आवश्यक मानकों के बराबर AML/CFT विनियमन और पर्यवेक्षण के अधीन है।

सूचना देना

उपरोक्त नीतियों और प्रक्रियाओं का पालन करते हुए, कंपनी उचित परिश्रम प्रक्रिया आयोजित करने से बचती है यदि यह उचित संदेह है कि ऐसी कार्रवाई ग्राहक को सचेत कर सकती है। कंपनी कानून द्वारा आवश्यक एक STR दर्ज करने के लिए आगे बढ़ेगी।

संदिग्ध लेनदेन

एक संदिग्ध लेनदेन की परिभाषा के साथ-साथ संदिग्ध लेनदेन के प्रकार जो MLTF के लिए उपयोग किए जा सकते हैं, लगभग असीमित हैं। एक संदिग्ध लेनदेन अक्सर वह होगा जो किसी ग्राहक की ज्ञात, वैध व्यावसायिक या व्यक्तिगत गतिविधियों के साथ असंगत है या विशिष्ट खाते के सामान्य व्यवसाय के साथ, या सामान्य रूप से आर्थिक प्रोफ़ाइल के साथ जो कंपनी ने ग्राहक के लिए बनाई है।

कंपनी यह सुनिश्चित करेगी कि वह पर्याप्त जानकारी बनाए रखे और अपने ग्राहकों की गतिविधियों के बारे में पर्याप्त जानता हो ताकि समय पर यह पहचान सके कि कोई लेनदेन या लेनदेन की श्रृंखला असामान्य या संदिग्ध है। संदिग्ध लेनदेन की पहचान करने के लिए CRO निम्नलिखित गतिविधियाँ करेगा:

ग्राहक की वित्तीय स्थिति, व्यावसायिक गतिविधियों और/या लेनदेन के प्रकार में किसी भी बदलाव की निरंतर निगरानी करना।
निरंतर आधार पर निगरानी करना कि क्या कोई ग्राहक MLTF से संबंधित संदिग्ध लेनदेन/गतिविधियों की नीचे दी गई सूची में वर्णित किसी भी प्रथा में लगा हुआ है।
जहाँ कंपनी द्वारा एक संभावित संदिग्ध लेनदेन या सेवा की पहचान की गई है, CRO को यह पुष्टि करने के लिए प्रासंगिक रिकॉर्ड की जांच करनी चाहिए कि क्या यह संदेह करने के उचित आधार हैं कि सेवा या लेनदेन MLTF या अन्य गंभीर आपराधिक आचरण के आयोग से प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष रूप से संबंधित हो सकता है।
यदि इस समीक्षा को पूरा करने के बाद, CRO यह तय करता है कि संदेह के उचित आधार मौजूद हैं, तो उसे/उसे तुरंत FIU को एक STR बनाने के लिए आगे बढ़ना चाहिए। सभी STR संबंधित संदेह (या ज्ञान) बनने के दो कार्य दिवसों के भीतर बनाए जाने चाहिए।

रिकॉर्ड रखने की प्रक्रियाएँ

कंपनी के प्रशासन/बैक-ऑफिस विभाग को निम्नलिखित का रिकॉर्ड बनाए रखना चाहिए:

किसी भी ग्राहक पर प्राप्त पहचान के साक्ष्य की प्रकृति।
C द्वारा किए गए सभी लेनदेन और संबंधित पत्राचार
FIU से प्राप्त सभी AMLFT पूछताछ और कानून की धारा 27 के तहत FIU को की गई सभी रिपोर्ट का रिकॉर्ड।
ग्राहक ऑनबोर्डिंग और चल रही निगरानी दोनों के दौरान एकत्र किए गए सभी दस्तावेज़ और की गई रिपोर्टें।
CDD प्रक्रिया के दौरान प्राप्त दस्तावेज़ और बनाई गई रिपोर्टें।

सभी रिकॉर्ड को प्रासंगिक घटना की तारीख से या, एक चल रहे व्यावसायिक संबंध के मामले में, व्यावसायिक संबंध बंद होने के बाद, कम से कम सात (7) वर्षों की अवधि के लिए एक ऐसे रूप में रखा जाना चाहिए जो अनुरोध पर तुरंत सुलभ हो।

रिकॉर्ड का प्रारूप

प्रशासन/बैक-ऑफिस विभाग उपरोक्त दस्तावेज़ों/डेटा को बनाए रखेगा, मूल दस्तावेज़ों या उनकी प्रमाणित सच्ची प्रतियों के अलावा जो हार्ड कॉपी रूप में रखी जाती हैं, अन्य रूपों में, जैसे इलेक्ट्रॉनिक रूप में, बशर्ते कि प्रशासन/बैक-ऑफिस विभाग बिना अनुचित देरी के प्रासंगिक दस्तावेज़ों/डेटा को पुनर्प्राप्त करने में सक्षम होगा और उन्हें किसी भी समय, विनियामक निकायों को, एक प्रासंगिक अनुरोध के बाद प्रस्तुत करेगा। कंपनी ने एक दस्तावेज़/डेटा प्रतिधारण नीति स्थापित की है और यह सुनिश्चित करती है कि उक्त नीति कानून की आवश्यकताओं को ध्यान में रखती है।

प्राप्त दस्तावेज़/डेटा उनके मूल रूप में या प्रमाणित सच्चे प्रति रूप में होने चाहिए। यदि दस्तावेज़/डेटा कंपनी के अलावा किसी अन्य व्यक्ति द्वारा सत्य के रूप में प्रमाणित हैं या ग्राहक पहचान और उचित परिश्रम उद्देश्यों के लिए तीसरे पक्ष पर निर्भरता में उल्लिखित तीसरे पक्ष द्वारा, दस्तावेज़/डेटा को नोटरीकृत किया जाना चाहिए।

यदि उपरोक्त दस्तावेज़ अंग्रेजी के अलावा किसी अन्य भाषा में हैं तो एक सच्चा अनुवाद संलग्न किया जाना चाहिए। जब भी कंपनी एक नए ग्राहक की स्वीकृति के साथ आगे बढ़ेगी, तो प्रमुख प्रशासन/बैक-ऑफिस विभाग इस खंड के प्रावधानों के अनुपालन को सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार होगा।

कर्मचारियों के दायित्व

कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी का यह दायित्व है कि वह समझे:

कंपनी और उनके अपने व्यक्तिगत वैधानिक दायित्व और कानून के तहत CDD और रिकॉर्ड रखने की आवश्यकताओं का पालन करने में विफलता के संभावित परिणाम।
सभी अन्य लागू कानून और विनियम, और इन दायित्वों के उल्लंघन के संभावित परिणाम।
AMLFT से संबंधित कंपनी की नीतियाँ और प्रक्रियाएँ, जिसमें संदिग्ध लेनदेन की पहचान और रिपोर्टिंग शामिल है।
MLTF में कोई भी नई और उभरती तकनीक, तरीके और रुझान, इस हद तक कि कर्मचारी को AMLFT के संबंध में कंपनी में उनकी विशेष भूमिकाओं को पूरा करने के लिए ऐसी जानकारी की आवश्यकता है।

प्रशिक्षण और संचार नीति

CRO यह सुनिश्चित करेगा कि कर्मचारी एक पूर्ण कर्मचारी शिक्षा और प्रशिक्षण कार्यक्रम शुरू करके कानून के अनुसार अपने कानूनी दायित्वों के बारे में पूरी तरह से जागरूक हैं।
सभी कर्मचारियों को वार्षिक आधार पर प्रशिक्षण या रिफ्रेशर सत्र प्राप्त होगा, या जब भी कंपनी की नीतियों, नियामक आवश्यकताओं में संशोधन होते हैं, या कर्मचारी कर्तव्यों में परिवर्तन होते हैं। विभिन्न विभागों के कर्मचारियों को प्रदान किए गए प्रशिक्षण का समय और सामग्री C की जरूरतों के अनुसार निर्धारित की जाएगी
प्रशिक्षण कार्यक्रम का लक्ष्य कंपनी के कर्मचारियों को MLTF की रोकथाम में नवीनतम विकास के बारे में शिक्षित करना है, जिसमें इस उद्देश्य के लिए उपयोग की जाने वाली व्यावहारिक विधियाँ और रुझान शामिल हैं।
सभी कर्मचारियों को AMLTF के प्रति अपनी प्रतिबद्धता प्रदर्शित करने के लिए इस AML नीति पर पुष्टि करनी होगी।
ग्राहकों या किसी अन्य तीसरे पक्ष को सूचित किया जाता है, और इस AML नीति को स्वीकार करना और स्वीकार करना आवश्यक है जो कंपनी की वेबसाइट पर पोस्ट की गई है।

निगरानी और सुधार

CRO इस AML नीति की प्रभावशीलता की निगरानी के लिए जिम्मेदार है और आंतरिक नीतियों के अनुसार नियमित आधार पर इसके कार्यान्वयन की समीक्षा करेगा।
सुधार के लिए किसी भी आवश्यकता को जितनी जल्दी हो सके लागू किया जाएगा। कर्मचारियों को इस नीति पर CRO को अपनी प्रतिक्रिया देने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।
यह AML नीति कर्मचारी के रोजगार अनुबंध का हिस्सा नहीं बनती है और कंपनी भ्रष्टाचार से लड़ने में इसकी प्रभावशीलता में सुधार के लिए इसे किसी भी समय संशोधित कर सकती है।